В статье представлена актуальная номенклатура дел, которую ведет отдел кадров на 2024 год, а также рассмотрены основные изменения и требования, которые необходимо учитывать при организации документооборота.
Организация работы отдела кадров в любой компании требует точного и своевременного выполнения ряда документальных процедур. Несмотря на постепенную автоматизацию и цифровизацию этих процессов, номенклатура дел отдела кадров остается неотъемлемой частью его работы. Ведь только точное и систематическое оформление документации позволяет сохранить их целостность и доступность в долгосрочной перспективе.
Для того чтобы обеспечить всеобъемлющую систему документооборота в отделе кадров на 2024 год, необходимо составить полный список документов, предусмотренных номенклатурой дел. В данный список входят документы, которые должны быть созданы, зарегистрированы, а также переданы на хранение в рамках отдела кадров. Их выполнение и реализация важны для эффективной организации работы отдела, а также для обеспечения поддержки прав сотрудников и работодателей.
В полный списо
Общие документы
Список основных общих документов, необходимых для работы отдела кадров:
- Устав организации
- Положение об отделе кадров
- Приказ о создании отдела кадров
- Положение о персональных данных сотрудников
- Программа обучения и развития персонала
- Положение о конкурсе на замещение должности
- Правила регистрации и учета кадровых дел
- План работы отдела кадров на текущий год
Эти документы необходимы для обеспечения правильной работы отдела кадров и процесса управления персоналом организации.
Устав отдела кадров
Цель устава отдела кадров:
- Обеспечение эффективной работы отдела кадров;
- Создание условий для развития квалификации и профессионального роста сотрудников отдела;
- Регулирование процессов приема, увольнения, переподготовки и перевода сотрудников;
- Соблюдение требований законодательства в области трудовых отношений и кадрового делопроизводства.
Структура устава отдела кадров:
- Общие положения — определяют цель и задачи отдела кадров, его функции и компетенцию.
- Организационная структура — описывает структуру отдела кадров, должностные обязанности сотрудников, их подчиненность и взаимодействие.
- Кадровое обеспечение — регулирует процессы приема на работу, перевода, повышения квалификации и увольнения сотрудников, а также вопросы начисления заработной платы и создания благоприятных условий труда.
- Документооборот — определяет порядок оформления и хранения документов отдела кадров, включая личные дела сотрудников и документы, связанные с трудовыми отношениями.
- Организация взаимодействия — устанавливает порядок взаимодействия отдела кадров с другими структурными подразделениями компании и внешними организациями.
- Ответственность сотрудников — определяет ответственность сотрудников отдела кадров за соблюдение устава и законодательства, а также меры дисциплинарного воздействия.
Устав отдела кадров является основным документом, на котором базируется кадровая политика компании. Его соблюдение необходимо для обеспечения надлежащего кадрового учета, управления персоналом и соблюдения трудовых прав сотрудников.
Положение о структуре отдела кадров
| Должность | Обязанности |
|---|---|
| Начальник отдела кадров | Организация работы отдела, контроль над соблюдением трудового законодательства, ведение деловой документации |
| Специалист по подбору персонала | Осуществление отбора и подбора кандидатов на вакансии, проведение собеседований, составление трудовых договоров |
| Специалист по оценке персонала | Проведение кадрового аудита, разработка и внедрение системы оценки персонала, проведение аттестации сотрудников |
| Бухгалтер | Учет и контроль за начислением зарплаты, формирование кадрового бюджета, расчет и уплата налогов |
| Секретарь | Организация работы отдела, ведение документации, прием и регистрация входящих документов |
Структура отдела кадров может быть изменена или дополнена приказом руководителя организации с соблюдением действующего законодательства.
Документы по приему на работу
При приеме на работу сотруднику требуется подготовить и представить следующие документы:
- Заявление о приеме на работу;
- Анкета соискателя на должность;
- Резюме соискателя;
- Паспорт (копия и оригинал);
- Трудовая книжка (копия и оригинал);
- Документы об образовании (копия и оригинал);
- Медицинская справка (с указанием медицинской группы);
- Фотографии 3х4 см (2 шт.);
- Свидетельство о предоставлении ИНН;
- Свидетельство о рождении (если сотрудник восстанавливает трудовую книжку);
Договор о приёме на работу
В договоре о приёме на работу указываются следующие данные:
- наименование организации-работодателя;
- фамилия, имя, отчество работника;
- должность работника;
- условия работы и оплата труда;
- срок договора (если предусмотрен);
- порядок расторжения договора;
- ответственность сторон при нарушении условий договора.
Важно отметить, что договор о приёме на работу должен быть заключён в письменной форме и подписан обеими сторонами. Договор также может содержать дополнительные условия, согласованные сторонами, которые должны быть указаны в тексте договора.
Договор о приёме на работу является основополагающим документом и может быть использован в случае разногласий между работником и работодателем. Поэтому очень важно внимательно ознакомиться с условиями договора и при необходимости проконсультироваться со специалистами в области трудового права.
Анкета соискателя
Анкета состоит из ряда вопросов и информационных блоков, в которых соискатель указывает свои личные данные, образование, опыт работы, профессиональные навыки и достижения. Также в анкете можно запросить информацию о знании иностранных языков, наличии судимостей или медицинских противопоказаний.
Заполнение анкеты является важным этапом процесса отбора кандидатов, поэтому важно обратить внимание на каждый вопрос и предоставить точные и достоверные ответы. Анкета может быть заполнена как в письменной, так и в электронной форме.
После заполнения анкеты соискатель предоставляет ее работодателю или отделу кадров и сдает все дополнительные документы, которые были указаны в списке приема документов. Затем анкета анализируется сотрудниками отдела кадров, которые на основе предоставленной информации составляют критерии отбора и формируют предварительный список кандидатов.
Таким образом, анкета соискателя является неотъемлемой частью процесса найма персонала и помогает работодателю оценить квалификацию, мотивацию и потенциал потенциальных сотрудников компании.
Документы по увольнению
При увольнении сотрудника, отдел кадров должен подготовить и оформить следующие документы:
- Приказ о увольнении;
- Трудовую книжку сотрудника;
- Заявление о приеме по увольнению;
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (при наличии);
- Расчетные листки заработной платы;
- Справка о доходах сотрудника;
- Справка о выплате отпускных;
- Акт приема-передачи имущества и ключей (при необходимости);
- Заключение комиссии по увольнению (при наличии);
- Протокол собрания по увольнению (при наличии);
- Справка в налоговую инспекцию о снятии с учета работника;
- Справка в государственный пенсионный фонд о увольнении сотрудника;
- Справка в фонд социального страхования о выплаченных пособиях (при наличии);
- Прочие документы и сведения, связанные с увольнением сотрудника.
Также важно провести все необходимые формальности и процедуры в соответствии с законодательством и внутренними правилами компании.
Заявление об увольнении
Образец заявления об увольнении:
| ФИО сотрудника | Иванов Иван Иванович |
|---|---|
| Должность сотрудника | Специалист по кадрам |
| Дата написания заявления | 01.01.2024 |
| Причина увольнения | Личные обстоятельства |
| Дата окончания работы | 31.01.2024 |
Я, Иванов Иван Иванович, работник ООО «Компания», занимавший должность специалиста по кадрам, прошу уволить меня с работы по следующей причине: личные обстоятельства.
Прошу принять мое заявление во внимание и провести все необходимые процедуры для оформления моего увольнения.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Вопрос-ответ:
Какие документы обязательно проводятся в отделе кадров?
В отделе кадров обязательно проводятся следующие документы: приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, оформлении отпусков и командировок, трудовые договоры, приказы о премировании, записи в трудовой книжке, отчеты о рабочем времени и пр.
Какие документы нужны для приема на работу?
Для приема на работу необходимы: заявление о приеме на работу, трудовой договор, копия паспорта, копия трудовой книжки (если есть), СНИЛС, медицинская справка формы 086-У, фотография 3х4, справка о составе семьи и пр.
Что включает в себя документация по личному составу?
Документация по личному составу отдела кадров включает следующие документы: личные дела сотрудников (анкета, копия паспорта, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, копии приказов о переводе, увольнении и пр.), трудовые книжки, журнал учета рабочего времени и пр.
Какое количество отпускных документов вводится в 2024 году?
В 2024 году вводится следующее количество отпускных документов: заявление на отпуск, приказ о предоставлении отпуска, табель учета отпусков, справка об использовании отпуска, расчетный лист с отпускным.
Какие документы нужны для увольнения?
Для увольнения сотрудника необходимы: заявление о заявление о выходе на пенсию, заявление об увольнении по собственному желанию, приказ об увольнении, трудовой договор, справка о выплаченной заработной плате, справка о трудовом стаже.
Какие документы входят в номенклатуру дел отдела кадров на 2024 год?
Номенклатура дел отдела кадров на 2024 год включает следующие документы: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личное дело, поручение о переводе или увольнении, трудовую книжку, документы о прохождении медицинского освидетельствования и медицинских осмотров, приказы о награждении и поощрении, трудовые книжки и другие документы, связанные с трудовой деятельностью работника.